Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Hoftankbörse UG (haftungsbeschränkt), Feldstraße 11, 96120 Bischberg · Geschäftsführer: Peter Beckmann · E-Mail: office@hoftankboerse.de · Tel. +49 951 16097016

2. Hosting

Unsere Dienste werden bei Render Services, Inc. (USA) in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main betrieben. Beim Aufruf unserer Seiten verarbeitet der Hoster technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Render bestehen EU-Standardvertragsklauseln für etwaige Drittlandübermittlungen.

3. Nutzerkonten der Hoftankbörse und Frachtbörse

Beide Börsen nutzen ein gemeinsames Konto. Bei der Registrierung verarbeiten wir Firmenname, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert) sowie optional Anschrift, USt-IdNr., Rechtsform, Handelsregister, Telefon, Liefergebiete und Tankstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung). Ausschreibungen, Gebote, Zuschläge und Mengenbestätigungen werden gespeichert, um den Marktplatz zu betreiben und die Plattformgebühr abzurechnen. Für die Frachtbörse verarbeiten wir zusätzlich die Fracht-Ausschreibungen (Strecke, Gewicht/Lademeter, Ladedatum, Ware) und die dazu abgegebenen Gebote der Frachtführer. Nach dem Zuschlag werden — bei beiden Börsen — die Kontaktdaten der beiden Vertragsparteien einander angezeigt; das ist Kern des Dienstes.

Angebot per Einladungslink. Laden wir einen Händler zu einer einzelnen Ausschreibung ein, legen wir mit dem persönlichen Link ein Konto mit seiner Firma und seiner E-Mail-Adresse an (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Einladung zu einer passenden Ausschreibung). Über den Link gibt er sein Angebot ab und dazu Anschrift, Ansprechpartner, Telefon und Liefergebiet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung). Das Angebot zählt mit der Abgabe wie jedes andere Angebot. Wer das Konto nicht möchte, schreibt uns, dann löschen wir es.

Verlässlichkeit der Abnehmer. Bei jeder Ausschreibung zeigen wir den Händlern auf der Plattform, wie verlässlich der ausschreibende Betrieb seine Ausschreibungen abschließt. Sie sehen eine Stufe (grün, gelb oder rot) und die Zahlen dazu, also wie viele seiner Ausschreibungen mit Zuschlag geendet haben, wie viele er zurückgezogen hat und wie viele trotz Angebot ohne Zuschlag geendet haben (AGB § 2g). Grundlage sind nur seine eigenen Ausschreibungen auf der Plattform, die er ab dem 10. Oktober 2026 eingestellt hat. Ist der Betrieb eine natürliche Person, etwa ein landwirtschaftlicher Einzelunternehmer, sind das personenbezogene Daten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse und das der Händler an verlässlichen Ausschreibungen, denn jeder Händler rechnet sein Angebot aus seiner Disposition heraus (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Empfänger sind die Händler auf der Plattform, die die Ausschreibung sehen. Die Stufe sagt nichts über Zahlungsfähigkeit oder Zahlungsverhalten aus, und wir geben sie an keine Auskunftei weiter. Gezählt werden die Ausschreibungen der letzten zwölf Monate, ältere fallen laufend heraus. Der Betrieb sieht seine Stufe in seinem Zugang und kann eine Überprüfung verlangen. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen; die Kontaktdaten stehen in Ziffer 10.

Anfragen als Vertriebspartner. Wenn Sie uns über die Seite „Vertriebspartner gesucht“ schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre freiwilligen Angaben (Firma, Telefon, Sitz, Region, Tätigkeit), um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und eine mögliche Zusammenarbeit zu besprechen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Die Angaben sieht nur der Plattformbetreiber. Kommt keine Zusammenarbeit zustande, löschen wir sie, sobald sie dafür nicht mehr gebraucht werden, auf Wunsch sofort.

Vertriebspartner auf unserer Webseite. Mit ihrer Einwilligung zeigen wir unsere Vertriebspartner mit Foto, Name, Firma, Gebiet und den Kontaktdaten, die sie uns dafür nennen, auf den Regionalseiten und auf der Seite „Vertriebspartner gesucht“ (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für das Foto zusätzlich § 22 KUG). Die Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen werden, eine E-Mail an office@hoftankboerse.de genügt. Dann nehmen wir den Eintrag von der Seite und löschen das Foto.

4. Heizöl-Sammelbestellung für Privathaushalte

Über die Heizöl-Sammelbestellung tun sich Privathaushalte aus einem Ort zusammen, damit ein Heizölhändler sie auf einer gemeinsamen Tour beliefert. Den Liefervertrag schließt jeder Haushalt selbst mit dem Händler, der den Zuschlag erhält. Wir bringen beide Seiten zusammen und nehmen kein Geld der Haushalte entgegen.

Eintragen in eine Runde. Wer sich in eine Runde einträgt, gibt seinen Namen, die Anrede, seine E-Mail-Adresse, Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, die Menge in Litern und die Sorte an. Freiwillig sind die Telefonnummer, ein Hinweis zur Zufahrt und der früheste Liefertermin. Wir verarbeiten diese Angaben, um bei Händlern einen Preis für die Tour anzufragen, Ihnen Preis und Liefertag mitzuteilen und den Liefervertrag mit dem Händler anzubahnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Ihr Eintrag zählt erst, wenn Sie den Link in unserer Bestätigungsmail angeklickt haben (Doppel-Opt-in). So stellen wir sicher, dass die Anfrage wirklich von Ihnen stammt und der Händler keine Adresse anfährt, hinter der niemand steht.

Was die Händler sehen. Damit die angefragten Händler einen Preis für die Tour rechnen können, erhalten sie vor dem Zuschlag Ihre Straße ohne Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Menge, Sorte, Ihren Zufahrtshinweis und Ihren Wunschtermin. Hausnummer, Name, Anrede, Telefonnummer und E-Mail-Adresse erhält nur der Händler, der den Zuschlag bekommt, denn er braucht sie, um zu liefern und Ihnen die Rechnung zu stellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Andere Haushalte sehen Ihre Angaben nicht. Auf der öffentlichen Seite eines Ortes erscheinen Zahlen erst ab drei bestätigten Haushalten, und auch dann nur die Zahl der Haushalte und die Summe der Liter.

Einladungslink. Nach der Bestätigung erhalten Sie einen eigenen Link, mit dem Sie Nachbarn und Bekannte einladen können. Wer über diesen Link kommt, sieht auf der Seite Ihren Vornamen als Einladenden. Wir vermerken, über wessen Link sich jemand eingetragen hat, damit wir sehen, wie sich die Sammelbestellung herumspricht. Diesen Vermerk sieht nur der Plattformbetreiber (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ihr persönlicher Zugang. Nach der Bestätigung enthält jede Mail zu Ihrer Bestellung einen persönlichen Link zu Ihren Heizölbestellungen. Dort sehen Sie Ihre Bestellungen mit Mengen und Preisen, auch aus früheren Jahren, und Sie können die Menge ändern oder Ihre Anfrage zurückziehen. Ein Passwort brauchen Sie dafür nicht, deshalb sollten Sie den Link nicht weitergeben.

Einladung zur nächsten Runde. Einige Monate nach einer Lieferung fragen wir Sie per Mail, ob Sie bei der nächsten Sammelbestellung in Ihrem Ort wieder dabei sind. Klicken Sie auf „Mein Tank reicht noch“, melden wir uns erst einige Monate später wieder. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Haushalte, die schon über uns bestellt haben, auf die nächste Runde hinzuweisen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen. Eine kurze Mail an office@hoftankboerse.de genügt, dann schreiben wir Ihnen nicht mehr.

Bedarf vormerken. Wer noch nicht bestellen, aber seinen Bedarf melden möchte, gibt nur Postleitzahl, Ort, die ungefähre Menge in einer von drei Stufen, den Wunschmonat und seine E-Mail-Adresse an. Wir bündeln die Vormerkungen aus einer Gegend und schreiben Ihnen, sobald in Ihrer Nähe genug Haushalte zusammengekommen sind und eine Sammelbestellung startet. Die Vormerkung zählt erst, wenn Sie den Link in unserer Bestätigungsmail angeklickt haben. Mit diesem Klick willigen Sie ein, dass wir Ihre Angaben dafür speichern und Ihnen die Einladung zur Sammelbestellung schicken (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine Vormerkung ist keine Bestellung. Anschrift, genaue Menge und Sorte fragen wir erst ab, wenn Sie sich nach der Einladung in eine Runde eintragen.

Die Karte der Vormerkungen. Eine Karte auf unserer Seite zeigt, wo schon Bedarf vorgemerkt ist. Ein Ort erscheint dort erst ab drei bestätigten Vormerkungen, und zwar nur mit der Zahl der Haushalte, der geschätzten Gesamtmenge und den Wunschmonaten. Bei weniger Vormerkungen zeigen wir nur das Postleitzahlgebiet nach den ersten beiden Ziffern mit der Zahl der Haushalte. Einzelne Vormerkungen, E-Mail-Adressen oder Namen erscheinen auf der Karte nie. Die Vormerkungen selbst sieht nur der Plattformbetreiber, an Händler geben wir sie nicht weiter.

Schutz vor Scheineinträgen. Die Formulare der Sammelbestellung prüfen wir automatisch auf Einträge von Programmen. Verwerfen wir eine Einsendung, halten wir nur fest, aus welchem Formular sie kam und warum, dazu die ersten beiden Ziffern der Postleitzahl und statt E-Mail- und IP-Adresse eine Kennung, aus der sich die Adresse nicht zurückrechnen lässt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer und Löschung. Ihre Vormerkung speichern wir, bis Sie sie löschen. Jede Mail zu Ihrer Vormerkung enthält dafür einen Link, über den Sie die Vormerkung mit Ihrer E-Mail-Adresse sofort löschen. Damit widerrufen Sie zugleich Ihre Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). In unserem Protokoll bleibt danach nur vermerkt, dass es für Postleitzahl und Ort eine Vormerkung gab. Die Angaben aus einer Runde speichern wir, solange Sie die Sammelbestellung nutzen, damit Sie Ihre früheren Bestellungen in Ihrem Zugang sehen und wir Sie zur nächsten Runde einladen können. Ziehen Sie eine Anfrage zurück, nehmen wir Sie aus der Runde heraus. Löschen lassen können Sie Ihre Angaben jederzeit mit einer kurzen Mail an office@hoftankboerse.de, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Unsere Mails verschicken wir wie in Ziffer 5 beschrieben, Ihre Rechte stehen in Ziffer 10.

5. E-Mail-Benachrichtigungen

Wir versenden transaktionsbezogene E-Mails (neue Ausschreibungen, Zuschläge, Bestätigungen) über die united-domains AG, Starnberg (Deutschland). Werbliche E-Mails versenden wir nur mit Einwilligung oder im Rahmen von § 7 Abs. 3 UWG.

6. Angebotspilot (Kundeninstanzen)

Für Kunden des Angebotspiloten verarbeiten wir E-Mail-Inhalte des angebundenen Postfachs im Auftrag des jeweiligen Kunden (Art. 28 DSGVO). Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV); dort sind auch die Unterauftragsverarbeiter (Render, united-domains, Anthropic) mit den jeweiligen Garantien aufgeführt. Der AVV gilt einheitlich für alle Hoftankbörse-Dienste, bei denen wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten — nicht nur für den Angebotspiloten.

7. Cookies und Tracking

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Sitzungs-Cookies für den Login ein (HttpOnly, Secure). Es gibt kein Werbe-Tracking, keine Analyse-Cookies und keine Einbindung von Drittanbieter-Trackern; daher ist kein Cookie-Banner erforderlich. Der Tankstellen-Finder verlinkt auf Google Maps — die Datenverarbeitung durch Google beginnt erst, wenn Sie einen solchen Link aktiv öffnen.

Für eine pseudonyme Reichweitenstatistik erfassen wir Seitenaufrufe cookielos. Ihre IP-Adresse wird dabei nicht im Klartext gespeichert, sondern nur als gesalzener, gekürzter Hash zur Unterscheidung von Besuchen. Aus der IP-Adresse ermitteln wir serverseitig eine grobe regionale Herkunft (etwa Stadt oder Bundesland) und speichern nur diese grobe Angabe; die Zuordnung erfolgt lokal gegen eine Offline-Datenbank (DB-IP), es wird keine IP-Adresse an Dritte übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung sowie daran, den Betrieb unseres Marktplatzes nachvollziehen und Interessenten ansprechen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Damit wir Menschen von automatischen Abrufen unterscheiden können, etwa von Suchmaschinen oder Programmen, die Links in E-Mails vorab prüfen, meldet ein kleines Skript auf unseren Seiten einmal je Seitenaufruf an unseren eigenen Server, dass die Seite genutzt wird. Das geschieht, sobald Sie die Seite bedienen, also scrollen, tippen, klicken oder die Maus bewegen. Übermittelt werden nur die aufgerufene Seite und, falls vorhanden, die Kennung eines persönlichen Links. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Daten auf Ihrem Gerät gespeichert.

Persönliche Links in unseren E-Mails. Wenn wir Unternehmen, Vereine oder Ansprechpartner per E-Mail ansprechen, kann ein Link darin eine persönliche Kennung enthalten (etwa hoftankboerse.de/l/…). Wird er geöffnet, sehen wir als Betreiber, dass dieser Link geöffnet wurde: mit Zeitpunkt, Gerätetyp und der oben beschriebenen groben Herkunft. Als geöffnet zählt ein Link erst, wenn die Seite danach genutzt wird. So können wir uns gezielt bei denen melden, die sich für unser Angebot interessieren, statt alle erneut anzuschreiben. Unsere E-Mails enthalten keine Zählpixel; das bloße Öffnen oder Lesen einer E-Mail wird nicht erfasst. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer gezielten und sparsamen Kontaktaufnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Zuordnung eines Links zu einem Empfänger löschen wir, sobald sie für die Ansprache nicht mehr gebraucht wird, auf Wunsch sofort. Wer das nicht möchte, ruft unsere Seiten direkt auf statt über den Link; widersprechen können Sie nach Art. 21 DSGVO (Kontakt in Ziffer 10).

8. Anwesenheit

Auf den öffentlichen Seiten. Aus den unter Ziffer 7 beschriebenen Seitenaufrufen zeigen wir uns als Betreiber an, wer sich gerade auf unseren öffentlichen Seiten befindet — für ein Zeitfenster von fünf Minuten und mit den Angaben: pseudonyme Kennung, aktuell aufgerufene Seite, Anzahl der Seiten in diesem Zeitfenster, Gerätetyp, grobe regionale Herkunft und die Quelle des Einstiegs (etwa die verweisende Website). Wir nutzen das, um Interessenten ansprechen zu können, solange sie sich mit unserem Angebot befassen. Es werden dafür keine zusätzlichen Daten erhoben; es handelt sich um eine andere Darstellung derselben Daten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Ansicht ist ausschließlich für den Plattformbetreiber sichtbar, niemals für andere Nutzer oder Besucher. Aufrufe der Anmelde- und Registrierungsseite bleiben dabei ausgenommen. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen; die Kontaktdaten stehen in Ziffer 10.

Im angemeldeten Bereich. Solange Sie in der Hoftankbörse oder Frachtbörse angemeldet sind, speichern wir zu Ihrem Konto den Zeitpunkt Ihrer letzten Seitenansicht und die zuletzt aufgerufene Seite. Wir nutzen das, um als Betreiber zu sehen, wer den Dienst gerade nutzt, und um bei Rückfragen gezielt unterstützen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an Betrieb und Betreuung des Marktplatzes). Es wird dabei je Konto nur der jeweils aktuelle Stand vorgehalten und laufend überschrieben — es entsteht kein Bewegungsprofil und kein Verlauf. Diese Angabe ist ausschließlich für den Plattformbetreiber sichtbar, niemals für andere Nutzer, und wird spätestens mit dem Konto gelöscht. Sie können der Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen.

9. Speicherdauer

Kontodaten speichern wir für die Dauer der Nutzung; Transaktions- und Rechnungsdaten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO: bis zu 10 Jahre). Danach löschen wir die Daten. Für die Heizöl-Sammelbestellung und für Vormerkungen gilt zusätzlich Ziffer 4.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an office@hoftankboerse.de. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde; für uns zuständig: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Ansbach.

Weitere Dokumente: Impressum · Teilnahmebedingungen (AGB) · Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)